随着企业业务版图持续扩展，跨区域、多厂区的协同办公成为常态。如何通过精细化的办公基础设施管理支撑前段业务，已成为成长型企业关注的重点。香飘飘食品股份有限公司与震旦的合作，正是这一趋势下的典型实践。

当办公效率被”打印“拖慢

作为国内知名的食品饮料企业，香飘飘旗下拥有香飘飘、兰芳园等多个品牌，在杭州设有办公中心，在湖州拥有香飘飘厂区、兰芳园厂区两大生产基地。随着人员规模扩大及办公场所分散，原有的文印管理模式逐渐显露出与业务发展不匹配的问题，对IT运维、行政核算及员工日常工作效率均产生影响。


分散式管理的三重困境

香飘飘原有文印环境主要存在以下三方面问题：

1. 设备配置分散

各区域配置了多台不同品牌的A3设备，驱动不通用。新员工入职或设备更换时，IT人员需单独安装驱动，重复性工作量大。

2. 打印流程不畅
驱动未统一部署，员工常面临“本楼层无法打印，需前往其他楼层取件”的情况，频繁往返打断工作节奏。

3. 统计口径不一
原有设备数据统计维度单一，常出现漏缺或偏差。行政人员每月需大量时间手工核对，费用分摊难以精准。

"设备标准化 软件智能化"的解题思路

针对上述痛点，震旦并未采取简单的设备替换，而是以“系统化思维”进行方案设计，提出“核心设备统一部署 文印软件集中管控”的整合方案。

1. 设备选型：兼顾性能与场景

根据各办公区域的职能属性与输出需求，震旦为香飘飘推荐并部署了几款不同性能的机型：

杭州办公中心配置了高效彩色与黑白多功能复合机，覆盖全办公区域，满足日常高负荷打印需求；湖州香飘飘厂区以黑白单据、报表为主，部署2台黑白多功能复合机；兰芳园厂区部署1台黑白多功能复合机，保障基础文印需求。


2. 软件赋能：安心印实现统一管控

核心在于引入震旦安心印文印管理软件，将分布在杭州的多台设备纳入同一平台，实现：

驱动统一：客户端一键安装，系统自动识别所有授权设备，无需逐台配置驱动。

漫游打印：员工发送任务后，文件暂存服务器，需在任意接入设备上输入工号密码方可输出，员工可就近取件，无需因固定设备往返奔波。

集中统计：后台实时采集印量数据，支持按部门、按账号等多维度分析，自动生成可视化报表，行政人员无需手工核对。


3. 方案亮点：可扩展、可复制的文印中台

本方案支持后续新增设备快速接入，并可推广至其他生产基地，形成集团统一的文印管理标准。通过持续积累印量数据，企业可分析打印行为，优化资源配置，实现成本精细化管控。

效率提升，不止于”快“

随着方案落地，香飘飘在成本、效率及安全三个维度均实现了显著优化：

1. IT运维效率提升

客户端一键安装，员工可自动匹配设备。新IT人员反馈：“操作简单直观，无需逐一配置驱动，大大节省了时间。”

2. 漫游打印落地 

员工可在杭州办公中心任意接入设备上就近取件，跨楼层、跨部门文件对接无需往返奔波。

3. 数据统计精准透明 

行政人员表示：“月度费用统计效率明显提高，数据一目了然，为部门预算管理提供了可靠依据。” 

结语

文印管理常被归入“后勤保障”范畴。但香飘飘的案例提供了一个视角：当业务扩张、人员增长时，那些看似微小的效率损耗——IT反复安装驱动的半小时、员工上下楼取文件的五分钟、行政核对数据的半天——会逐渐累积为不容忽视的运营成本。

震旦所做的，并非提供一台“更快”的机器，而是帮助企业重新审视文印的本质：它不应是员工去适应和迁就的“设备”，而应是融入办公动线、随需而动的“服务”。当员工无需关注打印机在哪个楼层、驱动是否安装、数据如何统计时，文印才算真正完成了它的使命——让流程隐形，让效率回归。